Przedsiębiorca ma do swojej dyspozycji różne narzędzia, które pomagają mu w różnych analizach dokonywanych podczas pracy firmy. Takim narzędziem jest program Excel. Pozwala na skomplikowane przeliczenia, tworzenia bazy danych, przetwarzania tych danych. Może także służyć do wystawienia faktury. Faktura Excel szablon musi posiadać stałe elementy, które zostały uregulowane w rozporządzeniu ministra finansów. Nie może zabraknąć informacji o:
- Danych sprzedawcy i odbiorcy
- Numerów identyfikacji podatkowej
- Wyliczone wartości netto i brutto
- Podane stawki VAT i wyliczone ich wartości
- Numerację faktury
- Daty napisania dokumentu i daty sprzedaży produktu lub usługi.
Faktura powinna zostać wystawiona w ciągu siedmiu dni. Tak wystawiona faktura Excel 2011 na pewno będzie prawidłowa. Aby można było skorzystać z programu Excel do fakturowania, należy najpierw przygotować szablon. Takie rozwiązanie jest stosunkowo mniej czasochłonne. Bez gotowego formularza sporządzenie faktury zajmie nam sporo czasu.
Fakturowanie w Excelu posiada wady. Za każdym razem będziemy musieli:
- Wpisywać produktu lub wykonane usługi, gdyż nie można skorzystać z bazy danych.
- Wpisywać dane kontrahentów – podobna sytuacja jak powyżej.
- Brak automatycznej numeracji faktury
- Brak rejestru faktur
Takie rozwiązanie może się sprawdzić, jeśli mamy tylko jednego kontrahenta, któremu wystawiamy sporadycznie faktury. Przy dużych ilościach wypisywania tych dokumentów, korzystniej jest pomyśleć o oprogramowaniu do fakturowania.